01 · PROJECT BACKGROUND
結薪前來不及修正，結薪後又必須重新追算
客戶對請假、加班等差勤單據設有多項內部控制規則。考量逐一修改套裝系統功能的成本，並未把所有規則直接加入每一種單據的輸入與簽核流程。
員工或簽核主管可能忽略部分條件，等到人資在結薪前集中檢查後才通知修改，往往已壓縮處理時間並影響計薪進度。
即使薪資已完成結算，仍可能發生員工補登、修改或刪除前期請假與加班資料。這些歷史差勤異動需要重新計算，並將差額於本期薪資中補發或扣回。
02 · THE CHALLENGE
歷史差勤異動會連動整個薪資計算基礎
一般人資系統通常無法針對已結薪期間，同時完成歷史請假、加班、班別津貼與薪資計算基礎的重新核算。
若缺少客製功能，人資必須人工列出每一筆增刪修改紀錄，重新計算請假扣款、加班費與班別津貼，再與原始薪資逐項比對，才能得出本期應追補或追扣的金額。
03 · IMPLEMENTATION
以「事前預警」與「事後追補」建立兩層機制
核心成員從需求分析、系統設計到導入顧問輔導全程主導，針對結薪前與結薪後的不同問題，在既有人資系統架構下設計兩層自動化機制。
第一層：結薪前主動預警
建立每日定時執行的自動檢查機制，依照客戶設定的內控邏輯排查請假、加班等差勤單據。
發現異常時，系統透過電子郵件通知單據申請人、簽核主管與人資人員，列出異常單據及不符合的內控情境，提醒相關人員儘速確認與修改。
第二層：結薪後歷史資料重算
針對結薪後才補登或修改的請假與加班資料，延伸第二套薪資重算機制，同時保留原始結薪資料與異動後的重算版本。
- 保留原始結薪時的差勤與薪資紀錄。
- 重新計算請假、加班、班別津貼及平均時薪。
- 比較原始薪資與重算結果，得出本期調整差額。
- 自動產生本期加扣款單。
- 在薪資條中提示差額與調整資訊。
04 · OUTCOME
異常提早處理，跨期調整也能核對追溯
每日自動排查讓差勤異常不必等到結薪前才集中發現，相關人員能更早收到通知並完成修正，降低人資最後階段的追查與催辦壓力。
若結薪後仍發生歷史資料異動，系統則自動完成薪資重算、版本比對、加扣款單產生與薪資條差額提示，取代逐筆整理異動明細及人工計算的工作。
原始結薪資料、重算結果與差額來源均被保留，使跨期薪資調整具備明確依據，也能供人資後續核對與追溯。